BASES DE DATOS

1.       Definir una base de datos y un sistema de administración de base de datos.

Respuesta:

La base de datos: Es una colección de datos organizada para dar servicio eficientemente a muchas aplicaciones al centralizar los datos y minimizar aquellos que son redundantes. En vez de separar los datos en archivos separados para cada aplicación, los datos son almacenados físicamente para aparecer a los usuarios como almacenados en una sola ubicación. Una base de datos puede servir para varios propósitos a la vez, por ejemplo: una base de datos para inventarios me permite obtener resultados como monto vendido en el día, cantidad de mercancía que sale, mercancía en existencia, precio de compra, precio de venta, ganancias en fin, es innumerable las ventajas de usar bases de datos.

Algunas de las base de datos más comunes son: Nomina de personal, inventario, listado de alumnos, calificaciones, historias medicas, consultoría jurídica, registros, inscripción electoral, en fin..

               Sistema de administración de bases de datos: Los sistemas que permiten administrar las bases de datos, no son más que un software que se encarga de la centralización y la administración de los recursos de manera eficiente y con gran exactitud. En la actualidad existen software de fácil acceso, y que puede ayudar a los usuarios y a realizar sus bases de datos paso a paso, con gran facilidad. Esto es de gran ayuda para pequeñas instituciones como colegios, (o profesores) quienes pueden realizar un curso, por ejemplo de Microsoft Access y desarrollar una base de datos de estudiantes y sus calificaciones.

2.       Nombrar y describir brevemente los tres componentes de un SABD. 

Respuesta:

El sistema de administración de base de datos cuenta con tres elementos:

     • Un lenguaje de definición de datos: Es el lenguaje utilizado por el programador, se utiliza al momento de diseñar y crear la base de datos, por lo tanto el usuario no forma parte de este. Es decir, se utiliza antes de finalizarlo y al realizar las correcciones pertinentes.

     • Un lenguaje de manejo de datos: este lenguaje trabajo bajo lenguajes de programación como comandos, y sirven para dar instrucciones específicas, las cuales son diseñadas por el programador, según las necesidades del usuario.

     • Un diccionario de datos: es un archivo donde se archiva de forma manual información, puede ser manipulado por los usuarios siempre y cuando el programador lo autorice, ya sea por medio de claves de acceso o libre acceso. Esto lo va a definir cada usuario según sus necesidades. Es importante resaltar que cada campo representa un dato, por ejemplo: (antes se define el tamaño del campo y el tipo de campo) nombre, apellido, cedula, etc.

3.       Describir cómo un sistema de administración de base de datos organiza la información.

Respuesta:

Es una actividad administrativa que aplica tecnologías de sistemas de información (como administración de base de datos, almacenes de datos y otras herramientas de administración de datos) a la tarea de administrar los recursos de datos de una organización, con el fin de satisfacer las necesidades de información de sus participantes de negocio.

4.       ¿Cuál es la diferencia entre la imagen lógica y la imagen física de los datos?

Respuesta:

La imagen física actúa directamente sobre los campos que contienen los datos, o sus características de almacenamiento, por lo tanto, está referida a almacenar los datos repetidos de un patrón de bits a otro. 

La imagen lógica de los datos, se lleva a cabo por razonamiento lógico, al sustituir los datos de bits por información equivalente, es decir, al dar sentido a la información contenida en los campos.

5.       Enumerar las ventajas de los SABD.

Respuesta:

·         Se reduce al máximo los riesgos de errores de cálculos.

·         Lo complejo de los sistemas de información se reduce mediante la administración centralizada de los datos, el acceso, el uso y la seguridad.

·         Se reduce el material de oficina utilizado, al igual que se evita la redundancia en la información archivada.

·         Es posible conseguir resultados de forma inmediata, lo cual produce ahorro de tiempo, mejor atención y productividad.

·         Se reducen los gastos de inversión y mantenimiento, ya que las bases de datos tienen gran alcance en el tiempo.

·         El acceso y la disponibilidad pueden incrementarse.

·         Son programas muy flexibles, ya que permite manejar grande volúmenes informáticos.

6.       Describir los tres principales modelos de base de datos y las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.

Respuesta:

·      Modelo jerárquico de datos: Este modelo presenta los datos a los usuarios por medio de una estructura en forma de árbol, en donde la información se encuentra en forma segmentada, y cada segmento es un grupo de información, lo cual representa para la empresa una forma rápida y practica de búsqueda. Esto genera que se ahorre material, tiempo de mano de obra y tiempo de respuesta al público o en su defecto a quien solicite información. Por ejemplo las bases de datos que utilizan las líneas aéreas, en donde el principal dato es el numero de cedula del usuario, y de allí se desprende todo tipo de información referente, como por ejemplo, vuelos, horas de vuelos, nombre y apellidos, destinos, en fin.

·         Modelo de datos en red: Este modelo trabaja de forma similar al modelo anterior, con la variación de que este modelo trabaja de muchos a muchos, mientras que el modelo jerárquico trababa de uno a muchos. Es decir, mientras el ejemplo del modelo jerárquico fue un pasajero y su información de vuelo, un ejemplo para el modelo de dato de red puede ser un estudiante y todas sus materias vistas en una universidad, sus calificaciones, materias repetidas, su promedio de notas; y al mismo tiempo, puede llevar relación de materias y los alumnos cursantes, en fin. Es decir que este sistema tiene mucho mas rendimiento, pero cada sistema es diseñado según los requerimientos y las necesidades de los usuarios.

·          Modelo relacional de datos: Este modelo supera a los anteriores, ya que trabaja con tablas de grandes dimensiones que permiten  que los usuarios puedan combinar información en más de uno de los archivos, lo cual representa para la empresa una gran productividad y eficiencia. Es decir, para la empresa puede ayudar a buscar información sobre inventarios, ventas, renovación de inventarios, en fin.

BASE DE DATOS JERARQUICOS:

VENTAJAS:

·         Tiene gran eficiencia en el procesamiento de información.  No importa cuán grade sea la cantidad de información su estructura permite una búsqueda rápida.

·         Las bases de datos jerárquicas permanecen como el caballo de batalla para el procesamiento intensivo de un alto volumen de operaciones. Los bancos, compañías de seguros y otros usuarios de altos volúmenes de información, continúan usando las confiables bases de datos jerárquicas.

DESVENTAJAS:

·         Todas las rutas de acceso, directorios e índices deben ser especificados por adelantado. Una vez especificados, no pueden cambiar fácilmente sin un esfuerzo importante de programación. Por tanto, estos diseños tienen poca flexibilidad.

·         Los sistemas jerárquicos requieren de una programación intensiva, consumidora de tiempo, difícil de instalar y más difícil de corregir si ocurrieran errores en el diseño.

MODELO DE DATOS EN RED:

VENTAJAS:

·         La eficiencia en el procesamiento. Por ejemplo, un modelo jerárquico es adecuado para sistemas de procesamiento de operaciones de reservaciones en una línea aérea, que debe manejar millones de solicitudes rutinarias estructuradas cada día, para información de reservaciones.

DESVENTAJAS:

·         Todas las rutas de acceso, directorios e índices deben ser especificados por adelantado. Una vez especificados, no pueden cambiar fácilmente sin un esfuerzo importante de programación. Por tanto, estos diseños tienen poca flexibilidad.

·         Los sistemas jerárquicos requieren de una programación intensiva, consumidora de tiempo, difícil de instalar y más difícil de corregir si ocurrieran errores en el diseño.

SISTEMA DE BASE DE DATOS RELACIONALES:

        VENTAJAS:

·         Son la gran flexibilidad en cuanto a las consultas de datos, el poder de mezclar la información de fuentes distintas, sencillez en el diseño y mantenimiento y capacidad de añadir nuevos datos a registros sin necesidad de perturbar los programas y las aplicaciones ya existentes.

·         Pueden diseñarse para tener alguna redundancia en cuanto a los datos, con objeto de que la recuperación sea más eficiente.

DESVENTAJAS:

·         Muchas empresas no desean gastar millones de dólares para reconvertir el software de sistemas de administración de base jerárquica a estos de base relacional.

·         La baja eficiencia relativa en el procesamiento. Estos sistemas son algo más lentos porque en general requieren de muchos accesos a los datos almacenados en disco para llevar a cabo los comandos de selección, fusión y proyección.

7.       ¿Cuáles son los cuatro elementos tradicionales de un ambiente de base de datos? Hacer una descripción breve de cada uno de ellos.

Respuesta:

·         Administración de los datos: El principio fundamental de la administración de datos es que son propiedad de la institución como un todo. Los datos no pueden pertenecer en exclusiva a ninguna de las áreas de negocios o unidades organizacionales. Todos los datos deben quedar disponibles para cualquier grupo que los requiera para alcanzar su misión. Una institución debe formular una política de información que especifique sus reglas para compartir, distribuir, adquirir, clasificar, estandarizar e inventariar la información en la institución. La política de información traza procedimientos y responsabilidades específicas, que definen qué unidades de la institución comparten la información, dónde puede distribuirse la información y quién es responsable de actualizar y dar mantenimiento a la información.

·         Metodología para planeación y el modelaje de los datos:   Como los intereses institucionales servidos por los SABD son mucho más amplios que aquellos del ambiente tradicional de archivos, la empresa requiere de una planeación en todo su ámbito para los datos. El análisis a nivel de empresa, que trata sobre los requerimientos de toda la institución (en contraposición con los requerimientos de las aplicaciones individuales), es necesario para el desarrollo de bases de datos. El fin del análisis de la empresa es identificar las entidades (una persona, lugar, o cosa del cual debe guardarse información), atributos (elemento de información que describe a una entidad en particular; nombre, cédula, edad, entre otros) y relaciones claves que conforman los datos de la institución.

·         Tecnología y administración de los datos:  

- Define y organiza la estructura y el contenido de la base de datos.

        - Desarrolla procedimientos de seguridad para la salvaguarda de la base de datos.

         - Desarrolla la documentación (manuales) de la base de datos.

         - Da mantenimiento al software de administración de la base de datos.

     En estrecha cooperación con los usuarios, el grupo de diseño establece la base de datos física, las relaciones lógicas entre los elementos y las reglas y procedimientos de acceso.

·         Usuarios:    Una base de datos sirve a una comunidad más amplia de usuarios que los sistemas tradicionales. Los sistemas relacionales con lenguajes de consulta de cuarta generación permiten que los empleados no especialistas en cómputo tengan acceso a las grandes bases de datos. Además, entre los usuarios se debe incluir a los especialistas entrenados en el cómputo. Con el objeto de optimizar el acceso para los no especialistas, es necesario destinar recursos para capacitar a los usuarios finales.

8.       Describir y comentar sobre los principales retos de la gerencia en la construcción de un ambiente de base de datos.

Respuesta:

·         Obstáculos institucionales para un ambiente de bases de datos: La implantación de una base de datos requiere de un cambio total a nivel de toda la institución en cuanto al papel que desempeña la información (y los administradores de la información), la asignación de poder a los niveles superiores, la propiedad y el compartir la información y los patrones del acuerdo organizacional. Un SABD es un reto para los ordenamientos existentes en una institución, y por esta razón a menudo genera resistencia política.    

En un ambiente tradicional de archivos, cada departamento elabora sus archivos y programas para satisfacer sus necesidades específicas. Ahora con una base de datos, los archivos y programas deben ser elaborados tomando en cuenta los intereses totales de la institución en los datos. Por ejemplo, en el pasado el tesorero podía aislar sus datos y aplicaciones de otras personas en la institución. Alguna información que antes “pertenecía” al tesorero ahora debe ser compartida mediante el SABD con usuarios de otros departamentos. De manera natural, el tesorero puede preocuparse de que otros usuarios no traten a los datos financieros con la misma atención y cuidado que el personal de tesorería.

·         Consideraciones de costo/beneficio: 

Es evidente que al cambiar el ambiente de trabajo de manual a sistematizado, se va a generar un coto o una inversión que puede ser significativa, pero esta será recuperada según sea el caso, entre tres a cinco años, dando grandes beneficios a la misma. 

Los gerentes no pueden olvidar el hecho de que al implantar una base de datos se debe adiestrar al personal lo cual también generará gastos a la empresa, por lo tanto es otro punto en tomar en cuenta. Junto a este gasto se encuentra el gasto del mantenimiento de la base de dato, pero este reto debe ser tomado y asumido por la junta directiva, si realmente desean obtener cambios positivos.

·         Ubicación en la institución de la función de administración de información: Muchas organizaciones que buscan evitar grandes compromisos y cambios, por lo tanto se puede decidir crear sistemas pequeños de base de datos que serán desarrollados para distintas divisiones, áreas funcionales, departamentos y oficinas. Es importante definir las funciones, niveles y resultados que se quiere de la base de datos, y es aquí donde el gerente debe ser observador de cada función y objetivos requeridos.

9.       Conclusión del tema.

Respuesta:

La implementación de bases de datos en las empresas, les permite agilizar y optimizar el trabajo, al igual que economizar dinero por cuanto implantar un sistema de información es muchísimo más costoso que diseñar e implantar una base de datos.

Los software y el ambiente de las bases de daos vienen datos de forma grafica y de fácil uso para el usuario, por lo tanto de de fácil adaptación y de gran aceptación.